سالهاست به دلیل نوع فعالیتم، نیاز دارم فایلهای متنی و غیرمتنی را در کامپیوترهای مختلفی در اداره، دفتر کار، منزل و … جابجا نمایم تا علاوه بر در دسترس بودن بتوانم هرکجا خواستم تغییرات مدنظرم را روی آنها انجام دهم. قبلا اینکار را با استفاده از «فلش‌مموری» انجام می‌دادم که موجب چند مشکل اساسی می‌شد.
الف- در ابتدا فایلها را روی کامپیوتر کپی کرده و روی آن کار می‌کردم. این موضوع سبب شد از یک فایل چند نسخه متفاوت داشته باشم. نسخه‌های متعدد و تعداد زیاد فایلها مشکلاتی را ایجاد می‌کرد. گاهی فراموش می‌کردم کدامشان آخرین نسخه هستند. گاهی کپی کردن تعداد زیاد فایلها زمان‌بر و سخت بود.
ب- بعضی وقتها که حوصله کمتری برای کپی کردن و … داشتم، تغییرات را روی فایل داخل فلش انجام می‌دادم. حالا مشکلات بیشتری به وجود آمد. دو بار فلش ویروسی شد، یک بار هم خراب شد که در هر سه مورد تمامی اطلاعات روی آن از بین رفت.
ج- جابجایی و گم شدن فلش هم داستان خود را داشت. استرسی که بعد از گم کردن فلش به من دست می‌داد. گاهی فراموش کردن برداشتن آن از روی کامپیوتر بعد از کپی کردن اطلاعات هم موجب می‌شد اطلاعات را هرموقع که می‌خواهم در دسترس نداشته باشم.
اردیبهشت 1392 بود که با فضاهای ابری آشنا شدم و به تبع آن شروع به استفاده از سرویس‌دهنده دراپ‌باکس Dropbox کردم. از آن زمان تاکنون استفاده از فلش به حداقل و فقط در موارد ضروری کاهش پیدا کرده و دیگر نیازی به جابجایی ندارم.
مثالی که ذکر کردم، نمونه‌ای بسیارکوچک از مزایای استفاده از سرویس‌دهنده‌های ابری است. برخی از مزایای استفاده از این سامانه‌ها به شرح زیر است:
1- رفع عیوبی که در مثال بالا ذکر شد.
2- در دسترس بودن اطلاعات در هر جایی که نیاز باشد ازطریق کامپیوتر، موبایل، تبلت و حتی روی فضای وب
3- امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات میان افراد موردنظر (در موارد زیادی از این امکان استفاده کرده و می‌کنم. به عنوان مثال هنگامی که سردبیر ماهنامه‌ای بودم، محتوای نشریه را از این طریق با همکاران به اشتراک می‌گذاشتم. همچنین در حال حاضر برنامه‌ریزیها و هماهنگیهای لازم جهت تولید فیلم میان همکاران از این طریق اطلاع‌رسانی می‌شود.)
4- عدم نیاز به متخصص راه‌اندازی و نگهداری سرور و خریداری سخت‌افزار مربوطه (صرفه‌جویی در هزینه‌های خرید سرور، تجهیزات جانبی نگهداری، مصرف برق، تأمین امنیت، بکاپ اطلاعات، دستمزد کارشناس و …)
5- سرویس‌دهنده‌های ابری محدود به ذخیره‌سازهای اطلاعات نیستند. شرکتهای زیادی همانند ادوبی و مایکروسافت در تمامی نرم‌افزارهای تولیدی خود امکان خدمات ابری را فراهم می‌کنند. امروزه سرویسهای متنوعی بر روی نرم‌افزارهای مختلف ازهمین طریق ارائه می‌شود. برخی از این سرویسها که استفاده می‌کنم بدین قرار می‌باشد: onenote ، Mendeley ، wunderlist ، 1password ، فکس مجازی و …
6- همانطور که در نمودار زیر ملاحظه می‌شود اولین مهارت برتر در سال 2016، مهارت پردازش ابری است. پردازش ابری در ایران هنوز بکر و دست نخورده است و فضاهای کسب و کار زیادی در این حوزه می‌توان ایجاد کرد.
ملاحظات:
1- مهمترین موردی که باید در زمینه استفاده از این خدمات مدنظر قرار داد، امنیت است. در مباحث امنیت فناوری اطلاعات، از مثلث امنیت شامل محرمانگی، صحت اطلاعات و در دسترس بودن نام می‌برند. بدین معنی که باید محرمانگی اطلاعات حفظ شود. از مخدوش نمودن، دستکاری، جعل اطلاعات و خرابکاری جلوگیری گردد. هر زمان که نیاز داشتیم اطلاعات و سرویس در دسترس باشد.
2- باید دقت شود به صورت دوره‌ای از اطلاعات و سرویس فایل پشتیبان (Backup) گرفته شود.
3- توجه داشته باشیم هیچ سرویس رایگانی واقعا رایگان نیست. این خدمات رایگان را به بهای در اختیار قراردادن اطلاعاتمان به شرکتهای سرویس‌دهنده به دست می‌آوریم و ممکن است مورد تجزیه تحلیل و آنالیز قرار گیرد. پس حواسمان باشد به اندازه‌ای که بهره می‌گیریم، به آن شرکت سودرسانی کنیم و اطلاعات محرمانه، سازمانی و دولتی را در اختیار این شرکتها قرار ندهیم.
درمجموع همانطور که مشاهده می‌شود با در نظر گرفتن و رعایت نکاتی، استفاده از پردازش ابری برای مصارف شخصی و سازمانی بسیار مناسب و سودمند می‌باشد. در حادثه ساختمان پلاسکو شاهد بودیم که بسیاری از اسناد و کامپیوترهای موجود جهت حفظ اسناد حسابداری از بین رفت و حتی شنیده می‌شود برخی از صاحبان کسب و کار به منظور برداشتن این اسناد به داخل ساختمان هجوم می‌بردند. این درحالی است که درصورت استفاده از سامانه ابری کمتر شاهد چنین مشکلاتی می‌بودیم.
